Cinque cose sgradevoli che stiamo imparando sul digitale e lo smart working

Lo smart working più o meno forzato ci sta mostrando da un lato tutti i benefici del digitale, e dall’altro la nostra inadeguatezza. Prendiamola come una lezione per il futuro.

Alcuni vedono nell’emergenza di questi giorni un’opportunità di riscatto per lo smart working. Ma sotto la superficie del “lavorare da casa” il nostro sistema sta rivelando anche numerose debolezze.

Ho pensato di approfittare di questo momento poco piacevole per riportare alcune considerazioni altrettanto poco piacevoli. Eccone alcune.

La maggior parte delle resistenze sul digitale erano prese di posizione

Numerose aziende che hanno innestato in fretta e furia processi digitali, lo sostenevano impossibile fino a tre settimane fa. Numerose persone che avevano bisogno di stampare anche le mail in ufficio, lavorano serenamente da casa, senza nemmeno la stampante perché ovviamente, quando le risorse sono le tue percepisci il reale costo delle cose.
Persone che sul posto di lavoro non riuscivano a salvare un documento in una cartella senza l’aiuto di un collega, si collegano serenamente in videoconferenza e usano Web App e strumenti in cloud.

Aziende che non accettavano processi dematerializzati, hanno improvvisamente scoperto che si può firmare un PDF senza per forza stamparlo e scansionarlo nuovamente.

Cosa possiamo imparare? Ancora una volta, che “abbiamo sempre fatto così” è il peggiore nemico di ciascuno di noi.

Chi ha smesso di imparare, è una zavorra per tutto il sistema

Immaginate lo scenario: tutto il team è concorde per lavorare i dati su un foglio di calcolo condiviso in cloud, mentre un collega / superiore / proprietario, si ostina a voler ricevere una versione via mail, costringendo tutto il flusso di lavoro a rallentamenti e inefficienze.

Peggio ancora quando la giustificazione è “non ho tempo di capire come funziona”. Ignorando il fatto che così facendo, per non investire un po’ del proprio tempo, ne fa perdere cinque volte tanto a tutti i membri del team. Sé stesso compreso, ovviamente.

Si tratta di uno di molti esempi, ma ciascuno di noi ha sperimentato almeno una circostanze in cui l’incapacità di abbracciare un processo nuovo, e più efficiente ha condotto a perdite ingenti.

Cosa possiamo imparare? Purtroppo, solo a essere più propositivi, e al contempo autoritari, nel favorire le innovazioni migliorative. Ricordiamoci che lavorare più duro è inutile, quando si può lavorare in modo più intelligente.

Quasi tutti fanno Dumb Remote Working invece di Smart Working

Perfetto, si lavora da casa. Ma le riunioni vengono indette come in ufficio, con poco preavviso, senza preparazione e soprattutto senza alcun tipo di scaletta, con criteri deliranti come ciascuno parla per dieci minuti. Che già con cinque partecipanti diventa una maratona come la celebre corazzata di un celeberrimo film.

Ci si è attrezzati con una suite in cloud, ma si organizzano gli appuntamenti via chat o via mail invece che con i giusti strumenti di calendario. I file poi, vengono condivisi con la modalità che sembra più sensata in quel momento: mail, Teams, Slack, Skype, Cloud. Insomma, si prende tutto il peggio delle meccaniche dell’ufficio fisico e le si riporta pari pari nel digitale.

Oppure ancora, si deve fare una call ogni mattina, alle 8.30. Per dimostrare che si è tutti presenti. E perdere tutti un’ora di tempo produttivo.

Cosa possiamo imparare? Che il Digitale potrebbe essere un’opportunità anche per rendere più efficienti i processi. Non sprechiamola.

Il mondo del lavoro è pieno di sovrastrutture inutili

Qualcuno se ne è sicuramente accorto: fatti salvi alcuni casi irrecuperabili, da quando “siamo tutti in smart working” molte dinamiche sono cambiate. Abbiamo scoperto che dietro ogni professionista si nasconde una madre, un padre, un proprietario di cani, un amante dei fumetti. Tutto dal breve scorcio che le webcam ci offrono delle postazioni, spesso improvvisate, dei colleghi o dei contatti.

Abbiamo scoperto che le decisioni si possono prendere con due telefonate da cinque minuti invece che con tre riunioni da un’ora. Abbiamo scoperto che le richieste che in azienda richiedono tre documenti stampati e un colloquio si possono fare via mail.
Abbiamo scoperto che limitando le interazioni all’essenziale, possiamo svolgere più lavoro in meno tempo.

Cosa possiamo imparare? Applichiamo le stesse dinamiche alla normale vita aziendale quanto tutto sarà finito: semplifichiamo i processi, riduciamo i colli di bottiglia.

Solo l’emergenza ci smuove dalla pigrizia

Una nota personale: in questi giorni sto vedendo aziende, contatti, clienti fare cose memorabili, dall’imparare in due giorni l’uso di un nuovo software, all’adottare agilmente una nuova infrastruttura, fino all’utilizzo di strumenti mai usati prima.

Tutte cose mirabolanti, ma che adottate ora hanno la sola funzione di tamponare un’emergenza. Le stesse attività, in periodi ordinari, sarebbero state un vantaggio strategico e competitivo notevole. Penso per esempio al tentativo di far adottare Classroom in uno dei miei corsi, finito malissimo. L’uscita dalla comfort zone, che sia quella personale o aziendale, sembra essere un tabù resistente a qualsiasi cosa.

Per smuoverci, e convincerci a fare meglio di prima, c’è voluta una pandemia.

Cosa possiamo imparare? Che oltre a essere aperti alle novità, costruire le opportunità per adottarle è fondamentale. Non puoi sapere quando ne avrai bisogno.

Lo smart working di questi giorni ci sta insegnando molto, nel modo più severo

Ma in fondo, è una buona notizia. Perché sono le difficoltà, e le sfide, a fortificarci, anche professionalmente. E quella che ci si presenterà dopo questo periodo (non ora) sarà una delle più grandi sfide che il digitale abbia mai affrontato. E noi avremo la fortuna di essere in prima linea.